Printemps – été : 4 Raisons de préparer dès maintenant votre prochain évènement
Alors que l’hiver touche à sa fin, il est temps de penser aux beaux jours et d’anticiper l’organisation de vos événements professionnels.
Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un team building ou d’une soirée d’entreprise, février est le mois idéal pour planifier des moments inoubliables.
Êtes-vous prêt à imaginer votre prochain événement sous le soleil printanier ou dans la douce ambiance estivale ?
Pourquoi mars est le mois idéal pour préparer vos événements de printemps / été ?
Si mars peut paraître tôt pour prévoir des activités destinées à se dérouler dans plusieurs mois, la réalité du marché de l’événementiel prouve qu’il n’est jamais trop tôt pour s’y prendre. En effet, la concurrence est forte pour les lieux extérieurs les plus prisés, les meilleurs traiteurs ou les activités originales qui feront la différence. Vous assurer de leur disponibilité à la date qui vous convient nécessite une planification rigoureuse et, surtout, anticipée.
Anticiper pour réserver les meilleurs prestataires
Lorsqu’il s’agit d’organiser un événement d’entreprise en plein air ou une activité immersive, la disponibilité des prestataires est un enjeu majeur. Les beaux jours attirent un grand nombre d’événements : séminaires, congrès, journées team building, soirées de gala, etc. Pour réussir, il est essentiel de mettre la main sur les meilleurs lieux (châteaux, domaines, terrasses panoramiques, rooftops citadins…) ou les meilleures animations (food trucks tendance, ateliers créatifs, installation high-tech, etc.).
- Garantir la date idéale : Plus vous vous y prenez tôt, plus vous avez de chances de bloquer la date qui vous convient auprès des prestataires.
- Bénéficier d’un large choix : Les options sont plus nombreuses lorsque vous contactez les fournisseurs en amont.
- Obtenir des tarifs avantageux : Certains prestataires proposent des tarifs plus attractifs pour les réservations anticipées, ce qui peut contribuer à optimiser votre budget événementiel.
Une organisation fluide et efficace
Prendre le temps de bien préparer son événement en amont, c’est aussi se donner l’opportunité de construire un projet solide et cohérent. En démarrant votre planification dès février, vous pouvez :
- Visiter plusieurs lieux pour trouver celui qui correspond parfaitement à vos objectifs (ambiance, capacité d’accueil, accessibilité…).
- Comparer différents prestataires (traiteurs, animateurs, hébergements) et tester leurs services avant de prendre votre décision.
- Concevoir un programme sur-mesure, en équilibrant activités ludiques, temps de travail et moments conviviaux.
Cette approche vous évite un stress de dernière minute et vous permet de peaufiner chaque détail pour garantir la réussite totale de votre événement.
Engager vos collaborateurs en amont
Un autre aspect souvent négligé dans l’organisation d’un événement d’entreprise est la communication auprès de vos équipes. Lorsqu’on planifie un séminaire ou une journée d’activités, il est crucial de s’assurer que chacun puisse s’organiser en conséquence. En informant vos collaborateurs de la tenue de l’événement dès février, vous leur laissez :
- Le temps de bloquer la date et d’ajuster leurs plannings.
- La possibilité de s’y préparer mentalement, surtout s’il s’agit d’activités sportives ou de voyages d’affaires nécessitant des formalités spécifiques.
- L’occasion de proposer des idées ou suggestions pour personnaliser l’événement et favoriser l’engagement.
Profiter du renouveau printanier
Le printemps marque le renouveau et l’énergie nouvelle, tandis que l’été symbolise la convivialité et la détente en plein air. Organiser un événement durant cette période, c’est tirer parti :
- Du climat plus clément : Idéal pour envisager des animations en extérieur (randonnées, sports collectifs, ateliers nature…).
- Du cadre naturel : Jardins fleuris, espaces verts ou bords de mer apportent une touche de fraîcheur et de bien-être à votre événement.
- D’une ambiance dynamique : Les participants sont souvent plus réceptifs et motivés à l’approche des beaux jours.
Ne sous-estimez pas l’impact positif que peut avoir un environnement printanier ou estival sur la cohésion de vos équipes et la réussite de votre projet !
Comment organiser un événement réussi au printemps et en été ?
La réussite d’un événement professionnel n’est pas seulement une question de saison ou de météo. Plusieurs éléments clés doivent être considérés pour offrir à vos collaborateurs une expérience unique et mémorable.
Choisir un cadre adapté à vos objectifs
Que vous souhaitiez organiser un séminaire studieux, un team building sportif ou une soirée festive, le choix du lieu est déterminant. Voici quelques pistes pour trouver le cadre idéal :
- En pleine nature : Optez pour un domaine forestier, une ferme rénovée ou une propriété viticole pour favoriser la détente et la proximité avec la nature.
- En bord de mer : Offrez à vos collaborateurs un grand bol d’air frais et des activités nautiques, propices à la cohésion de groupe.
- En ville : Si vous préférez rester en milieu urbain, envisagez un rooftop pour profiter d’une vue panoramique ou une terrasse privatisée pour une ambiance branchée.
L’essentiel est de sélectionner un cadre cohérent avec vos objectifs (motivation, formation, célébration…) et votre identité d’entreprise.
Proposer une expérience immersive et engageante
Pour que votre événement marquant demeure dans les esprits, il est crucial de miser sur l’originalité et l’interactivité. Parmi les idées d’activités pour le printemps et l’été :
- Ateliers créatifs : Cuisine de saison, création d’un potager d’entreprise, ateliers DIY (Do It Yourself) axés sur l’écologie…
- Sports de plein air : Olympiades, course d’orientation, canoë-kayak, accrobranche, paddle, etc.
- Challenges ludiques : Rallye photo, chasse au trésor, escape game en extérieur…
En variant les activités, vous touchez des profils variés et encouragez une véritable dynamique de groupe. Par ailleurs, l’aspect collaboratif doit rester au cœur de votre programme, afin de renforcer la cohésion d’équipe et la motivation.
Gérer la logistique avec rigueur
Le succès d’un événement dépend aussi de la qualité de l’organisation logistique. En effet, rien de pire que des problèmes de transports, de repas ou d’hébergement de dernière minute pour gâcher l’ambiance ! Quelques points à anticiper :
- Les transports : Réservez suffisamment tôt vos bus ou votre flotte de voitures de location, et vérifiez les disponibilités pour les vols ou les trains si nécessaire.
- L’hébergement : Comparez les offres d’hôtels, de gîtes ou d’écolodges à proximité du lieu de l’événement. Songez également à la capacité d’accueil et au confort des participants.
- La restauration : Choisir un traiteur de qualité est essentiel pour régaler vos convives. Pensez à proposer des menus adaptés aux régimes particuliers.
- Les équipements techniques : Sonorisation, projecteurs, écrans, Wi-Fi… Assurez-vous que tout soit en place pour vos présentations et animations.
En prenant de l’avance, vous réduisez les risques de mauvaises surprises et garantissez une expérience agréable à tous les participants.
Nos astuces pour dynamiser vos événements de printemps et d’été
Au-delà du lieu et de la logistique, un événement réussi repose sur la capacité à surprendre et à enthousiasmer vos collaborateurs. Voici quelques astuces supplémentaires pour faire de votre rendez-vous professionnel un moment fort de l’année.
Sensibilisez sur la responsabilité environnementale
La préservation de l’environnement est un enjeu majeur pour beaucoup d’entreprises. En organisant un événement plus responsable, vous valorisez vos engagements et sensibilisez vos équipes aux bonnes pratiques :
- Réduction des déchets : Favorisez la vaisselle réutilisable ou compostable et limitez les emballages superflus.
- Produits locaux et de saison : Sélectionnez des prestataires et des fournisseurs qui s’approvisionnent en circuit court.
- Transports verts : Incitez vos collaborateurs à privilégier le covoiturage ou les transports en commun.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article « Adopter une démarche éco-responsable dans vos événements » (lien interne à insérer vers Deal4event) qui détaille les bonnes pratiques et les solutions concrètes.
Variez les formats et les animations
Les activités traditionnelles (conférences, cocktails…) ne suffisent plus toujours à marquer les esprits. Pour dynamiser vos événements :
- Organisez des ateliers en petits groupes pour favoriser les échanges, la création et la prise de parole de chacun.
- Prévoyez des moments de pause dédiés au networking informel, pour permettre à vos collaborateurs de nouer des contacts plus informels.
- Explorez les nouvelles technologies : Jeux en réalité virtuelle, bornes photos connectées, applications collaboratives…
Si vous souhaitez approfondir ces idées, découvrez notre article « Idées de team building innovantes pour renforcer la cohésion » (autre lien interne possible) et trouvez l’inspiration qui correspond à votre culture d’entreprise !
Faites appel à des intervenants inspirants
Inviter des conférenciers ou des spécialistes d’un domaine précis peut être un excellent moyen d’enrichir votre événement professionnel. Par exemple :
- Experts en management : Pour aborder des thématiques comme la gestion du stress, la motivation ou l’intelligence émotionnelle.
- Professionnels du développement durable : Pour sensibiliser vos équipes aux enjeux écologiques.
- Champions sportifs : Pour partager leur expérience et proposer des ateliers de cohésion basés sur l’esprit d’équipe.
Ces interventions permettent d’apporter un contenu de qualité, tout en nourrissant la réflexion collective.
Inspirez-vous de quelques idées d’événements printaniers et estivaux
Pour aller plus loin, voici un éventail d’idées qui pourront vous inspirer pour vos séminaires, team buildings ou soirées d’entreprise organisés entre avril et septembre.
Séminaire « Garden party »
- Lieu : Un jardin, un parc ou un domaine fleuri, équipé d’une salle de réunion si nécessaire.
- Activités : Ateliers de jardinage, dégustations de produits locaux, conférences en plein air.
- Ambiance : Conviviale et décontractée, idéale pour renforcer les liens et motiver les équipes en douceur.
Team building sportif en plein air
- Lieu : Complexe sportif, base de loisirs, bord de lac ou de mer.
- Activités : Tournoi de beach-volley, course d’orientation, sports nautiques (kayak, paddle, voile).
- Objectif : Stimuler l’esprit d’équipe et la compétitivité saine, tout en profitant d’un cadre naturel.
Soirée d’entreprise sous les étoiles
- Lieu : Rooftop, terrasse panoramique ou château avec cour intérieure.
- Animations : DJ set, dégustation de vins, ateliers de mixologie, projection en plein air.
- Avantage : Un moment festif et chic, pour célébrer une réussite ou marquer un anniversaire d’entreprise.
Pour d’autres suggestions contactez-nous !
Comment Deal4event vous accompagne pour un événement clé en main ?
Chez Deal4event, notre ambition est de vous offrir un accompagnement sur mesure, de l’idée initiale à la réalisation concrète de votre projet. Grâce à notre expertise et notre réseau de partenaires de confiance, nous vous aidons à concevoir et à mettre en place l’événement qui répondra parfaitement à vos attentes.
Une écoute attentive de vos besoins
Chaque entreprise possède une culture, des valeurs et des objectifs qui lui sont propres. Pour cette raison, nous commençons toujours par :
- Analyser votre projet : Quels sont vos objectifs, vos contraintes budgétaires et vos préférences en matière d’ambiance ou de thématique ?
- Échanger avec vous : Nous restons à l’écoute de vos idées et de vos propositions pour co-construire un événement à votre image.
Un réseau de prestataires spécialisés
Notre connaissance approfondie du secteur de l’événementiel nous permet de vous orienter vers :
- Des lieux d’exception : Hôtels, domaines, châteaux, espaces atypiques…
- Des animateurs professionnels : Artistes, conférenciers, coachs sportifs ou créatifs.
- Des traiteurs de qualité : Du cocktail apéritif au banquet gastronomique, adaptés à vos envies et à vos valeurs.
Une gestion globale et sereine
Confier la logistique à Deal4event, c’est vous assurer une organisation fluide et sans stress. Nous prenons en charge :
- La coordination des prestataires : Tout au long de la préparation, nous veillons au respect des délais et des engagements de chacun.
- La supervision le jour J : Notre équipe se charge de mettre en place les animations, de gérer les imprévus et de garantir le bon déroulement de l’événement.
- Le suivi après l’événement : Nous recueillons les retours de vos collaborateurs, afin d’évaluer la satisfaction globale et d’identifier les points d’amélioration.
Conclusion
Vous l’aurez compris, organiser un événement d’entreprise réussi au printemps et en été nécessite de l’anticipation, une bonne dose de créativité et une gestion logistique parfaitement maîtrisée. En vous y prenant dès février, vous augmentez considérablement vos chances de réserver les meilleurs prestataires, d’impliquer vos collaborateurs et de profiter pleinement du cadre enchanteur de la belle saison.
Pour transformer cette préparation en un moment agréable et stimulant, vous pouvez compter sur le soutien de Deal4event. Grâce à notre réseau de partenaires et notre savoir-faire en matière de conception d’événements sur mesure, nous saurons vous proposer une expérience inoubliable.
Ne laissez pas passer l’opportunité d’un événement réussi !